Uuden työn luominen

Tässä ohjeessa kuvataan töiden luomista Whooshing Deadlinesiin. Vasemmalla alla näkyvien numeroitujen osa-alueiden tietoja ja toimintoja selostetaan alla vastaavien numeroiden kohdalla.

Whooshing Deadlines tarjoaa käännöstöiden luomiseen kaksi perusvaihtoehtoa: a)  lukujärjestysnäkymän vasemmassa yläkulmassa sijaitseva Uusi työ -painike sekä b) viikonpäivän tai -päivien napsauttaminen.

a) Jos aloitat työn luomisen napsauttamalla Uusi työ -painiketta, näyttöön avautuvassa työn syöttöikkunassa tarjotaan aloituspäiväksi meneillään olevaa päivää ja palautuspäiväksi viikon kuluttua olevaa päivää.

b) Jos haluat luoda esimerkiksi maanantaille ja tiistaille sijoittuvan työn, tartu hiiren osoittimella maanantaipäivään (esimerkkikuvassa ”15. Maanantai” -tekstin kohdalta), vedä osoitinta vaakasuorassa tiistain puolelle siten, että tiistaikin tulee maalatuksi, ja vapauta hiiren painike. Työn syöttöikkuna avautuu, ja siihen on merkitty työn aloituspäiväksi maanantai 15. päivä ja palautuspäiväksi tiistai 16. päivä.

Molemmissa tapauksissa voit muuttaa päivämääriä napsauttamalla päivämääräkenttää (ks. kohta 2 alla).

1. Voit nimetä työn vapaasti käyttäen esimerkiksi projektinumeroa ja asiakkaan tunnistetta. Tiedot voi myös kopioida nimi-ikkunaan esimerkiksi asiakkaan sähköpostista tai ostotilauksesta.
Valitse asiakas sekä työn kielipari ja mahdollinen erikoisala pudotusvalikoista (valikot muodostetaan perusasetuksissa tallentamiesi tietojen perusteella).
Laskutusperusteeksi ehdotetaan aina sitä yksikköä, joka on valittuna oletusarvoksi perusasetuksissa, mutta voit muuttaa valintaa vaikka jokaisessa työssä.
Napsauttelemalla erikoisalan alapuolella olevaa värillistä neliötä voit vaihtaa työn värin mieleiseksesi. Työ esitetään samanvärisenä lukujärjestysnäkymässä.

2. Muuta työn aloituspäivä- ja deadline-tiedot kalenteri- ja kellonaikaruutujen avulla paikkansapitäviksi. Päivämääriä voit muuttaa napsauttamalla päivämääräruutua ja valitsemalla oikean päivän näyttöön avautuvasta kalenterista. Tunteja ja minuutteja puolestaan voit lisätä ja vähentää plus- ja miinuspainikkeilla (15 minuutin tarkkuudella).
Päivämäärien alla näytetään valittuina päivinä käytettävissä oleva vapaa työaika. Esimerkkitapauksessa asiakkaan tietoihin tallennettu aikavyöhyke on Yhdysvaltain itäinen aika (yleensä 7 tuntia vähemmän kuin Suomessa). Esimerkissä palautusajaksi on sovittu klo 12 asiakkaan aikaa, ja oikea palautusaika on helppo syöttää kalenteriin tietokoneen kellon mukaisessa ajassa, kun molemmat kellonajat ovat yhtä aikaa näkyvillä.

3. Syötä työn laajuus- ja hintatiedot. Jos asiakkaan tietoihin on tallennettu hintatiedot valitulle kieliparille ja laskutusyksikölle, ne täytetään vastaaviin kohtiin valintojen myötä. Niin ikään työskentelynopeus haetaan asetuksista automaattisesti, jos se on määritelty valitulle kieliparille valittuna laskutusyksikkönä. Kaikkia tietoja voi kuitenkin aina täydentää ja muuttaa tapauskohtaisesti kirjoittamalla ruutuihin tarvittavat tiedot. Työn laajuus ja suoritusnopeus ovat ainoat pakolliset tiedot, joten ne on syötettävä erikseen, jos niitä ei saada valmiiksi asetuksista. Kun ne on syötetty, ikkunaan tulee näkyviin Työ valmis -valintaruutu (3a – ks. lisää Työn muokkaaminen ja päättäminen -ohjeesta).
Voit määrittää työlle vaikeustason eli aikakertoimen työtä luodessasi tai työn edetessä. Jos arvioit työn vievän tavallista enemmän aikaa keskimääräiseen käännösnopeuteesi nähden, muuta kerrointa ykköstä suuremmaksi. Jos arvioit suoriutuvasi siitä keskivertoa nopeammin, käytä nollalla alkavaa kerrointa. Työhön tarvittavaa aikaa muutetaan vastaavasti. Aikakertoimen voi määrittää myös asetuksissa erikoisalakohtaisesti.

Laske kokonaishinta -painiketta napsauttamalla Whooshing Deadlines laskee nopeasti työn kokonaishinnan työn laajuuden ja yksikköhinnan perusteella. Laske työn laajuus -painike taas toimii päinvastoin: sitä napsauttamalla saat kokonaishinnan ja yksikköhinnan avulla käden käänteessä selville esimerkiksi työn painotetun sanamäärän, jos työhön sovelletaan käännösmuistialennuksia (kokonaishinta jaettuna yksikköhinnalla).
Jos asiakkaan tietoihin on tallennettu minimihinta, työn luonti-ikkunassa näkyy Käytä minimihintaa -painike. Jos tekstimäärään ja yksikköhintaan tai aikaan perustuva hinta jää asiakkaan kanssa sopimasi minimihinnan alle, minimihintapainiketta napsauttamalla sovittu hinta ilmestyy Kokonaishinta-ruutuun.

4. Lisätietoja-kenttään voit syöttää minkä tahansa haluamasi tekstin tai jättää kentän tyhjäksi. Syöttökenttä avautuu napsauttamalla nuolta alaspäin tai Lisätietoja-tekstiriviä, ja se näytetään työn tiedoissa ja raporteissa ainoastaan, jos siinä on tekstiä.

5. Uusi työ -ikkunassa alimpana näytetään arvio työhön kuluvasta ajasta kokonaisuudessaan ja jaettuna valitun aikajakson aikana käytettävissä oleville työpäiville. Lisäksi näytetään pisin työpäivä kyseisellä ajanjaksolla ottaen huomioon muut kyseisille päiville tallennetut työt. Jos pisin työpäivän on pidempi kuin perusasetuksissa määrittämäsi päivittäinen työaika, Whooshing Deadlines kiinnittää huomiosi asiaan punaisella yliaika!-tekstillä.

Kun painat lopuksi Hyväksy-painiketta, työ siirtyy lukujärjestysnäkymään värillisinä palkkeina, joiden korkeus vastaa käännöstyöhön kuluvaa päiväkohtaista työaikaa valitulla aikavälillä. Häivytys tiistaipäivän laatikossa ilmaisee, että työ päättyy sinä päivänä. Jos häivytystä ei ole, työ jatkuu lukujärjestyksessä seuraavana käytettävissä olevana työpäivänä.

Asiakkaat

Whooshing Deadlinesiin voi luoda asiakkaita ja tallentaa kullekin asiakkaalle kielipari- ja erikoisalakohtaiset hintatiedot. Lisää asiakkaita napsauttamalla asetusikkunan oikeassa reunassa olevaa Lisää uusi asiakas -painiketta. Näyttöön avautuu uusi ikkuna asiakkaan tietojen syöttämistä varten. Kaikki kentät ovat vapaaehtoisia, joten voit itse valita, missä laajuudessa tallennat tietoja. Voit muuttaa aiemmin syöttämiäsi tietoja milloin tahansa Muokkaa asiakasta -painikkeella ja poistaa kaikki asiakkaan tiedot nimeä myöten Poista  asiakas -painikkeella. Nuoli ylöspäin– ja nuoli alaspäin -painikkeilla voit järjestellä asiakasluetteloasi: valitse jokin asiakas napsauttamalla sen nimeä ja siirrä sitä nuolipainikkeilla ylös- tai alaspäin luettelossa.

Anna asiakkaalle vapaavalintainen nimi tietojen syöttöikkunassa. Voit valita laskutuksessa käytettävän valuuttayksikön parinkymmenen yleisimmän valuutan joukosta ja tallentaa asiakaskohtaisen minimihinnan. Aikavyöhykevalinta helpottaa etenkin eri maanosissa toimiville asiakkaille tehtävien töiden hallintaa ja aikataulutusta, sillä jos asiakkaalle valitaan jokin muu kuin oletuksena oleva, tietokoneen kellon mukainen aikavyöhyke, työn tiedoissa näytetään palautusaika eli deadline sekä omalla aikavyöhykkeelläsi että asiakkaan aikavyöhykkeellä.

Kun napsautat Uusi hinta -painiketta (keskimmäinen kuva), pääset syöttämään asiakaskohtaiset hintatiedot. Näkyviin tulevat kieliparien ja erikoisalojen riippuvalikot. Huomaa, että voit syöttää hintoja vain, jos olet aiemmin tallentanut asetusikkunassa kielipareja ja/tai erikoisaloja!  Valitsemalla jommankumman tai molemmat riippuvalikoiden vasemmalla puolella olevista valintaruuduista voit määrittää hintoja kielipareille ja erikoisaloille sekä niiden yhdistelmille. Voit käyttää mitä tahansa hinnoitteluyksiköitä eli täyttää hintatietoruutuja tai jättää niitä tyhjäksi mielesi mukaan. Oheisessa esimerkissä asiakkaalle on syötetty hinta kieliparissa en–fi sivuina, sanoina ja tunteina.

Kun olet syöttänyt haluamasi tiedot, napsauta Tallenna-painiketta. Voit jatkaa hintatietojen syöttämistä asiakastietoikkunassa valitsemalla Uusi hinta, muokata aiemmin syöttämiäsi tietoja valitsemalla Muokkaa hintaa sekä poistaa hintatietoja valitsemalla Poista hinta. Kun olet tehnyt kaikki haluamasi muutokset, poistu asiakastietoikkunasta napsauttamalla Valmis-painiketta. Muista tallentaa kaikki asetuksiin tekemäsi muutokset lopuksi asetusikkunan alalaidassa olevalla Tallenna-painikkeella tai sivuuttaa ne Peruuta-painikkeella.

Vinkki!

Jos olet sopinut esimerkiksi käännöstoimistoasiakkaasi kanssa perushinnoista poikkeavasta hinnoittelusta joillakin erikoisaloilla tai joillekin loppuasiakkaille, tallenna ensin käännöstoimistoasiakkaan perustiedot asiakastietojen syöttöikkunassa sekä tarvittavat erikoisalat/loppuasiakkaat asetusikkunan Erikoisalat-kohdassa. (Loppuasiakas = ”erikoisala”!) Palaa sitten asiakkaan tietoihin valitsemalla asiakas asetusikkunassa ja napsauttamalla Muokkaa asiakasta -painiketta. Valitse asiakastietojen syöttöikkunassa sitten Uusi hinta -painike ja sen jälkeen Kielipari- ja Erikoisala/aihe-kohtien valintaruudut vasemmassa laidassa. Näkyviin tulevat riippuvalikot, joista voit valita haluamasi kieliparin ja erikoisalan/loppuasiakkaan sekä syöttää kyseiselle yhdistelmälle omat hintatietonsa. Kun valitset työtä luodessasi vastaavan asiakkaan, kieliparin ja erikoisalan, työssä käytetään automaattisesti tässä määriteltyä erikoishinnoittelua.