Uuden työn luominen

Tässä ohjeessa kuvataan töiden luomista Whooshing Deadlinesiin. Vasemmalla alla näkyvien numeroitujen osa-alueiden tietoja ja toimintoja selostetaan alla vastaavien numeroiden kohdalla.

Whooshing Deadlines tarjoaa käännöstöiden luomiseen kaksi perusvaihtoehtoa: a)  lukujärjestysnäkymän vasemmassa yläkulmassa sijaitseva Uusi työ -painike sekä b) viikonpäivän tai -päivien napsauttaminen.

a) Jos aloitat työn luomisen napsauttamalla Uusi työ -painiketta, näyttöön avautuvassa työn syöttöikkunassa tarjotaan aloituspäiväksi meneillään olevaa päivää ja palautuspäiväksi viikon kuluttua olevaa päivää.

b) Jos haluat luoda esimerkiksi maanantaille ja tiistaille sijoittuvan työn, tartu hiiren osoittimella maanantaipäivään (esimerkkikuvassa ”15. Maanantai” -tekstin kohdalta), vedä osoitinta vaakasuorassa tiistain puolelle siten, että tiistaikin tulee maalatuksi, ja vapauta hiiren painike. Työn syöttöikkuna avautuu, ja siihen on merkitty työn aloituspäiväksi maanantai 15. päivä ja palautuspäiväksi tiistai 16. päivä.

Molemmissa tapauksissa voit muuttaa päivämääriä napsauttamalla päivämääräkenttää (ks. kohta 2 alla).

1. Voit nimetä työn vapaasti käyttäen esimerkiksi projektinumeroa ja asiakkaan tunnistetta. Tiedot voi myös kopioida nimi-ikkunaan esimerkiksi asiakkaan sähköpostista tai ostotilauksesta.
Valitse asiakas sekä työn kielipari ja mahdollinen erikoisala pudotusvalikoista (valikot muodostetaan perusasetuksissa tallentamiesi tietojen perusteella).
Laskutusperusteeksi ehdotetaan aina sitä yksikköä, joka on valittuna oletusarvoksi perusasetuksissa, mutta voit muuttaa valintaa vaikka jokaisessa työssä.
Napsauttelemalla erikoisalan alapuolella olevaa värillistä neliötä voit vaihtaa työn värin mieleiseksesi. Työ esitetään samanvärisenä lukujärjestysnäkymässä.

2. Muuta työn aloituspäivä- ja deadline-tiedot kalenteri- ja kellonaikaruutujen avulla paikkansapitäviksi. Päivämääriä voit muuttaa napsauttamalla päivämääräruutua ja valitsemalla oikean päivän näyttöön avautuvasta kalenterista. Tunteja ja minuutteja puolestaan voit lisätä ja vähentää plus- ja miinuspainikkeilla (15 minuutin tarkkuudella).
Päivämäärien alla näytetään valittuina päivinä käytettävissä oleva vapaa työaika. Esimerkkitapauksessa asiakkaan tietoihin tallennettu aikavyöhyke on Yhdysvaltain itäinen aika (yleensä 7 tuntia vähemmän kuin Suomessa). Esimerkissä palautusajaksi on sovittu klo 12 asiakkaan aikaa, ja oikea palautusaika on helppo syöttää kalenteriin tietokoneen kellon mukaisessa ajassa, kun molemmat kellonajat ovat yhtä aikaa näkyvillä.

3. Syötä työn laajuus- ja hintatiedot. Jos asiakkaan tietoihin on tallennettu hintatiedot valitulle kieliparille ja laskutusyksikölle, ne täytetään vastaaviin kohtiin valintojen myötä. Niin ikään työskentelynopeus haetaan asetuksista automaattisesti, jos se on määritelty valitulle kieliparille valittuna laskutusyksikkönä. Kaikkia tietoja voi kuitenkin aina täydentää ja muuttaa tapauskohtaisesti kirjoittamalla ruutuihin tarvittavat tiedot. Työn laajuus ja suoritusnopeus ovat ainoat pakolliset tiedot, joten ne on syötettävä erikseen, jos niitä ei saada valmiiksi asetuksista. Kun ne on syötetty, ikkunaan tulee näkyviin Työ valmis -valintaruutu (3a – ks. lisää Työn muokkaaminen ja päättäminen -ohjeesta).
Voit määrittää työlle vaikeustason eli aikakertoimen työtä luodessasi tai työn edetessä. Jos arvioit työn vievän tavallista enemmän aikaa keskimääräiseen käännösnopeuteesi nähden, muuta kerrointa ykköstä suuremmaksi. Jos arvioit suoriutuvasi siitä keskivertoa nopeammin, käytä nollalla alkavaa kerrointa. Työhön tarvittavaa aikaa muutetaan vastaavasti. Aikakertoimen voi määrittää myös asetuksissa erikoisalakohtaisesti.

Laske kokonaishinta -painiketta napsauttamalla Whooshing Deadlines laskee nopeasti työn kokonaishinnan työn laajuuden ja yksikköhinnan perusteella. Laske työn laajuus -painike taas toimii päinvastoin: sitä napsauttamalla saat kokonaishinnan ja yksikköhinnan avulla käden käänteessä selville esimerkiksi työn painotetun sanamäärän, jos työhön sovelletaan käännösmuistialennuksia (kokonaishinta jaettuna yksikköhinnalla).
Jos asiakkaan tietoihin on tallennettu minimihinta, työn luonti-ikkunassa näkyy Käytä minimihintaa -painike. Jos tekstimäärään ja yksikköhintaan tai aikaan perustuva hinta jää asiakkaan kanssa sopimasi minimihinnan alle, minimihintapainiketta napsauttamalla sovittu hinta ilmestyy Kokonaishinta-ruutuun.

4. Lisätietoja-kenttään voit syöttää minkä tahansa haluamasi tekstin tai jättää kentän tyhjäksi. Syöttökenttä avautuu napsauttamalla nuolta alaspäin tai Lisätietoja-tekstiriviä, ja se näytetään työn tiedoissa ja raporteissa ainoastaan, jos siinä on tekstiä.

5. Uusi työ -ikkunassa alimpana näytetään arvio työhön kuluvasta ajasta kokonaisuudessaan ja jaettuna valitun aikajakson aikana käytettävissä oleville työpäiville. Lisäksi näytetään pisin työpäivä kyseisellä ajanjaksolla ottaen huomioon muut kyseisille päiville tallennetut työt. Jos pisin työpäivän on pidempi kuin perusasetuksissa määrittämäsi päivittäinen työaika, Whooshing Deadlines kiinnittää huomiosi asiaan punaisella yliaika!-tekstillä.

Kun painat lopuksi Hyväksy-painiketta, työ siirtyy lukujärjestysnäkymään värillisinä palkkeina, joiden korkeus vastaa käännöstyöhön kuluvaa päiväkohtaista työaikaa valitulla aikavälillä. Häivytys tiistaipäivän laatikossa ilmaisee, että työ päättyy sinä päivänä. Jos häivytystä ei ole, työ jatkuu lukujärjestyksessä seuraavana käytettävissä olevana työpäivänä.

Työaikalaskuri

Voit seurata kuhunkin työhön kuluttamaasi aikaa Whooshing Deadlinesin työaikalaskurin avulla. Laskurikenttä avautuu lukujärjestysnäkymän ylälaitaan kellonajan vasemmalle puolelle, kun napsautat haluamaasi työtä lukujärjestysnäkymässä hiiren oikealla painikkeella (kakkospainikkeella). Laskurin nimikenttä on samanvärinen kuin työ, jota seurataan. Kun laskuri on käynnissä, laskuri-ikkunan ylälaidassa näkyy vastaava teksti ja vasemmassa yläkulmassa vilkkuu punainen pallo. Laskurissa näkyvän kellonajan oikealla puolella olevasta taukopainikkeesta (kaksi pystyviivaa) voit pysäyttää laskurin esimerkiksi tauon ajaksi. Tällöin näytetään vastaava teksti ja oranssi pallo. Rastista voit sulkea laskurikentän, jolloin laskurin aika-arvo tallentuu työn tietoihin.

Laskurilla mitattu aika näytetään työn muokkausikkunan alaosassa vasemmalla (ikkuna aukeaa napsauttamalla työtä lukujärjestysikkunassa), ja sitä voi muuttaa napsauttamalla tunti- tai minuuttikenttää ja kirjoittamalla siihen uuden aika-arvon. Tämä on hyödyllinen ominaisuus, jos olet unohtanut laittaa laskurin päälle joksikin aikaa tai keskeyttää sen tauon ajaksi. Laskurilukeman voi sisällyttää myös raportteihin.

Jos yrität avata jotakin työtä tai Whooshing Deadlinesin asetuksia laskurin ollessa päällä, laskuri on ensin pysäytettävä. Näyttöön avautuu vastaava varmistuskysymys, johon voit vastata Kyllä, jos haluat pysäyttää laskurin ja suorittaa toisen toiminnon. Valitse muutoin Ei. Laskurin käyttö ei estä muiden toimintojen suorittamista, kuten uuden työn, viimeistelytyön tai raportin luomista.

Vinkki!

Kun seuraat työaikaasi laskurin avulla johdonmukaisesti kaikissa töissä ja syötät töille myös hintatiedot, voit vertailla työsi kannattavuutta vaikkapa eri asiakkaiden kesken. Sekä aika- että hintatiedot näkyvät raporteissa. Kun jaat tietylle asiakkaalle esimerkiksi vuoden aikana tekemiesi töiden kokonaishinnan työaikalaskurin kokonaislukemalla, saat selville tuntiansiosi kyseisen asiakkaan töissä. Voit käyttää keskiansiotietoja hyödyksesi esimerkiksi tilanteessa, jossa sinun täytyy valita, mitä tarjottuja töitä otat vastaan, jos aika ei riitä niihin kaikkiin.

Viimeistelytöiden luominen

Whooshing Deadlinesin viimeistelytyö-toiminto on tarkoitettu projekteihin, joissa esimerkiksi tekemäsi käännös palaa sinulle kielentarkistajalta, oikolukijalta tai asiakkaalta, ja teet tekstiin sen jälkeen muokkauksia. Toiminnon avulla voit ottaa viimeistelyyn kuluvan ajan huomioon ajankäytössäsi, ilman että sinun tarvitsee välttämättä luoda uutta työtä alusta alkaen.

Näppärimmin voit luoda viimeistelytyön samalla, kun merkitset työn muokkausikkunassa käännöksen valmistuneeksi. Luo viimeistelytyö -painike aktivoituu Työ valmis -merkinnän myötä (ks. ylin kuva), ja painiketta napsauttamalla pääset syöttämään viimeistelytyön tiedot uuteen ikkunaan (ks. toiseksi ylin kuva). Viimeistelytyö perii valmistuneelta työltä asiakkaan, kieliparin ja erikoisalan sekä värin. Valmistuneen työn nimen eteen lisätään maininta ”viimeistely:”, mutta voit halutessasi poistaa tekstin tai muokata sitä.

Oletusarvona sovellus ehdottaa viimeistelytyölle palautusajankohdaksi seuraavaa päivää kello 14, mutta sitäkin voit luonnollisesti muuttaa – ja sitä on myös pakko muuttaa, jos seuraava päivä ei ole työpäiväsi, sillä näidenkin töiden deadline voi olla ainoastaan työpäiväksi merkittynä päivänä. Hinnan oletusarvo on nolla, koska tämän tyyppinen ”tarkistuskierros” monesti sisältyy varsinaisen käännöstyön hintaan, mutta voit syöttää viimeistelytyölle minkä tahansa kokonaishinnan työn luomisen yhteydessä tai muokkaamalla työn tietoja. Whooshing Deadlinesissa viimeistelytyöt ovat aina aikaperusteisia töitä, joten sinun on arvioitava viimeistelytyön vaatima aika 15 minuutin tarkkuudella. Muokkaa työn kestoa tunti- ja minuuttiruutujen vieressä olevilla plus- ja miinuspainikkeilla. Halutessasi voit seurata viimeistelytyöhön kuluvaa aikaa työaikalaskurilla tavalliseen tapaan.

Voit luoda viimeistelytöitä myös napsauttamalla lukujärjestysnäkymän vasemmassa yläkulmassa olevaa Uusi viimeistelytyö -painiketta, mutta silloin kaikki työn tiedot on syötettävä alusta lähtien itse.

Viimeistelytyöt näytetään lukujärjestysnäkymässä muiden töiden tapaan, mutta niissä on oranssi reunus (ks. toiseksi alin kuva). Työn korkeus näkymässä vaihtelee valitun keston mukaan. Huomaa kuitenkin, että viimeistelytyö on tarkoitettu tehtäväksi yhden päivän aikana, eikä sitä voi venyttää useammille päiville.

Viimeistelytyö päätetään samoin kuin muutkin työt: avaa viimeistelytyön muokkausikkuna napsauttamalla viimeistelytyötä lukujärjestysnäkymässä (ks. alin kuva). Muokkausikkunassa voit merkitä työn valmistuneeksi ja laskutetuksi sekä muokata kaikkia työn tietoja. Tallenna muutokset Hyväksy-painikkeella tai hylkää ne Peruuta-painikkeella. Voit myös poistaa työn. (Ks. myös Työn muokkaaminen ja päättäminen.)

Viimeistelytyöt näkyvät raporteissa kaikkien muiden töiden tavoin.

Vinkki!

Jos et saa viimeistelytyöstä erillistä korvausta, voit poistaa sen Poista työ -painikkeella, kun se on valmis, sen sijaan, että merkitsisit sen valmistuneeksi. Tällöin työtä ei näytetä raporteissa erillisenä työnä. Jotta ajankäyttösi seuranta ei vääristy, voit sisällyttää viimeistelytyöhön käyttämäsi työajan alkuperäiseen käännöstyöhön. Avaa vain alkuperäinen työ lukujärjestysnäkymästä ja lisää viimeistelytyön laskurilukema alkperäisen työn lukemaan muokkausikkunassa (ks. Työn muokkaaminen ja päättäminen).

Vinkki!

Viimeistelytyöt on tarkoitettu yhden päivän aikana tehtäviä, suppeahkoja korjauksia varten. Jos tekstisi on laaja ja käsittelet sitä useana päivänä, luo sitä varten tavallinen uusi työ. Viimeistelytyötä ei voi venyttää useammille päiville.

Työn muokkaaminen ja päättäminen

Kun haluat muuttaa luomasi työn tietoja tai merkitä sen valmistuneeksi Whooshing Deadlinesissa, avaa työ napsauttamalla sitä lukujärjestysnäkymässä. Jos työaikalaskuri on parhaillaan toiminnassa, sovellus kysyy, haluatko pysäyttää laskurin ja avata työn muokattavaksi. Vastaa Kyllä, niin laskurin lukema tallennetaan seurattavan työn tietoihin ja työn muokkausikkuna avautuu näyttöön. Se on samankaltainen kuin uuden työn syöttöikkuna, mutta siinä ovat lisänä Työ valmis -kenttä sekä painikkeet Kopioi työ ja Poista työ.

Muokkaa haluamiasi tietoja ikkunassa ja poistu napsauttamalla Tallenna. Työn kestoon tai ajoitukseen liittyvät muutokset siirtyvät graafiseen lukujärjestysnäkymään, ja muutokset tallennetaan.

Kun haluat merkitä työn valmistuneeksi, avaa työ napsauttamalla sitä lukujärjestysnäkymässä ja valitse Työ valmis -ruutu ikkunan puolivälin alapuolella. Valmistumisajaksi ehdotetaan aina senhetkistä aikaa, mutta voit muuttaa sitä tarvittaessa. Käytettävissäsi ovat plus- ja miinuspainikkeet. Kun poistut ikkunasta Tallenna-painikkeella, työ kutistuu lukujärjestysnäkymässä yhden rivin korkuiseksi vihreäreunaiseksi palkiksi valmistumispäivän kohdalle, kuten tiistai-sarakkeessa alakuvassa oikealla.

Voit merkitä töitä valmistuneeksi ainoastaan varsinaisina työpäivinäsi. Jos siis teet töitä päivänä, jona et ole käytettävissä, sovellus tarjoaa työn valmistumisajaksi seuraavan työpäiväsi aamua. Jos haluat välttämättä merkitä työn valmistuneeksi ei käytettävissä -päivänä, sinun on valittava päivä työpäiväksi lukujärjestysikkunan oikeassa yläkulmassa olevasta viikonpäiväruudukosta.

Jos valmistunut käännös on palaamassa sinulle työstettäväksi esimerkiksi tarkistuskierroksen tai taiton jälkeen, voit luoda siitä viimeistelytyön.

Kun työ on merkitty valmistuneeksi, sen tietoihin työn muokkausikkunassa tulee näkyviin myös Työ laskutettu -valintaruutu. Voit merkitä töitä laskutetuiksi yksitellen tai ”sarjatyönä” raporttinäkymän Merkitse kaikki laskutetuksi -painikkeella. Laskutettu työ muuttuu vihreätaustaiseksi palkiksi, jossa työn tiedot näkyvät valkoisella tekstillä, kuten alakuvassa oikealla maanantai-sarakkeessa.

Vinkki!

Tietojen hyvän muokattavuuden ansiosta Whooshing Deadlines soveltuu erinomaisesti myös töiden alustavaan suunnitteluun ja aikataulutukseen, sillä projektin muuttujien tarkentuessa tai työn peruuntuessa kokonaan tietojen muuttaminen tai työn poistaminen onnistuu käden käänteessä. Kaikkia työkohtaisia tietoja voi muokata missä tahansa vaiheessa – myös sen jälkeen, kun työ on merkitty valmistuneeksi tai laskutetuksi. Jos esimerkiksi kääntämisen edetessä huomaat, että työ eteneekin arvioitua joutuisammin tai hitaammin, voit muuttaa aikakerrointa eli työn vaikeusastetta. Kun tallennat aikakerroinmuutoksen, työhön kuluva aika lasketaan uudelleen, ja sen palkkien korkeus lukujärjestysnäkymässä muuttuu. Samoin tapahtuu, jos muutat työn palautusaikaa tai laajuutta suuntaan tai toiseen.

Vinkki!

Jos teet usein samanlaisina toistuvia töitä tai esimerkiksi useita samalla projektinumerolla tehtäviä käännöksiä, voit kopioida aiempia töitä sen sijaan, että syöttäisit työn tiedot aina uudelleen. Avaa haluamasi työ napsauttamalla ja paina avautuvan työn muokkausikkunan alalaidassa olevaa Kopioi työ -painiketta (ks. työn muokkausikkunan yllä oikealla). Kaikki edeltävän työn asetukset lisätietokentän sisältöä myöten kopioidaan uuteen työhön yksi yhteen – mutta uuden työn deadlineksi ehdotetaan viikkoa myöhäisempää aikaa kuin edeltävällä työllä. Tee tarvittavat muutokset esimerkiksi kopioidun työn toimitusaikaan ja laajuuteen ja hyväksy työ tavalliseen tapaan, niin se ilmestyy lukujärjestysnäkymään.