Poissaolot ja ei käytettävissä -päivät

Whooshing Deadlinesissa voi muokata päivittäistä ja viikoittaista työaikaa tilapäisesti tarvitsematta muuttaa yhtä mittaa työviikon ja työpäivän oletusasetuksia asetusikkunassa. Pitkäkestoiset ja pysyvät muutokset on kuitenkin järkevintä tehdä perusasetusten kautta. Työajan joustavaan muokkaamiseen on käytettävissä kaksi perustapaa: 1. viikonpäiväruudukko ja 2. keltainen hahmo.

1. Lukujärjestysnäkymän ylälaidassa, kellonajan oikealla puolella näkyvän viikonpäiväruudukon avulla voit poistaa käytettävistä tai ottaa käyttöön kokonaisia työpäiviä viikkokohtaisesti. Oletusarvoisesti jokaisella viikolla näytetään työpäivinä perusasetuksista valitut viikonpäivät 5 tai 7 päivän näkymässä sen mukaan, oletko valinnut työpäiviksi viikonlopun päiviä vai et. Muut päivät kuin valitut työpäivät on täytetty taustavärillä, ja niiden kohdalla lukee ”Ei käytettävissä”. Voit poistaa tai lisätä työpäiviä lukujärjestysnäkymässä näkyvälle viikolle yksinkertaisesti napsauttamalla viikonpäivien ruutuja viikonpäiväruudukossa. Työpäivien ruudussa on valintamerkki, ja ei käytettävissä -päivien ruudut ovat tyhjiä.

Jos haluat muuttaa viikon kaikki päivät kerralla työpäiviksi, valitse Tämän viikon työpäivät -tekstin vieressä oleva musta valintamerkkikuvake. Jos lukujärjestyksessä näkyi aiemmin 5 päivää, se muuttuu nyt 7-päiväiseksi.

Jos haluat poistaa viikon kaikki päivät kerralla käytettävistä, valitse Tämän viikon työpäivät -tekstin vieressä oleva punainen rastikuvake. Koko lukujärjestys täytetään taustavärillä. Tämä on kätevä keino esimerkiksi kokonaisten lomaviikkojen merkitsemiseen.

Voit muuttaa ei käytettävissä -päiviä työpäiviksi joko napsauttamalla viikonpäivien ruutuja viikonpäiväruudukossa tai kyseistä päivää lukujärjestysnäkymässä.

Vinkki!

Sekä mustan valintamerkkikuvakkeen että punaisen rastikuvakkeen valitsemisen jälkeen voit muuttaa viikonpäivien tilaa yksitellen. Jos vaikka ainoa työpäiväsi jollakin viikolla olisi tiistai, voit valita ensin punaisen rastikuvakkeen (poistaa kaikki viikon työpäivät käytöstä) ja sen jälkeen tiistain valintaruudun. Tiistai palautuu työpäiväksi, mutta muut päivät eivät ole käytettävissä.

2. Lukujärjestysnäkymässä on jokaisen päivän kohdalla menevän oloinen keltainen hahmo, jota napsauttamalla näyttöön avautuu poissaolojen syöttöikkuna. Ikkunassa voit valita, haluatko tallentaa koko- tai osapäiväisen poissaolon ja syöttää sille haluamasi selitetekstin. Jos kyseessä on osapäiväinen poissaolo, voit määrittää poissaolon keston puolen tunnin tarkkuudella. Tällöin poissaolon kestoaika vähennetään kyseisen päivän työajasta.

Lisäksi voit valita, onko kyseessä kertaluonteinen poissaolo (Vain tämä päivä) vai toistuva poissaolo. Jos valitset toistuvan poissaolon, se tallennetaan kalenteriin aina samalle viikonpäivälle valitsemaasi päivämäärään asti (Päättymispäivä-valinta). Sekä koko- että osapäiväiset poissaolot voivat olla toistuvia, ja ne voivat ulottua enintään vuoden päähän. HUOMAA KUITENKIN, ETTÄ TOISTUVIEN POISSAOLOJEN MUOKKAAMINEN JA POISTAMINEN ON TEKNISISTÄ SYISTÄ MAHDOLLISTA VAIN YKSITELLEN. Jos siis tallennat vaikkapa keskiviikolle toistuvan kaksituntisen poissaolon, mutta haluat myöhemmin muuttaa sen keston kolmeksi tunniksi, joudut napsauttamaan poissaolon auki jokaisen viikon näkymässä erikseen ja tekemään samat muutokset jokaiselle viikolle. Sama koskee poissaolojen poistamista kokonaan. Tämän vuoksi toistuvia poissaoloja kannattaa käyttää harkiten eli tallentaa niitä esimerkiksi vain muutaman viikon tai kuukauden päähän.

Voit muokata osapäiväistä poissaoloa tai poistaa sen napsauttamalla sitä lukujärjestysnäkymässä. Näyttöön avautuu uusi ikkuna (alin kuva), jossa voit tehdä muutokset ja vahvistaa ne napsauttamalla Valmis tai poistaa koko poissaolon Poista merkintä -painikkeella. Peruuta-painikkeella voit poistua ikkunasta tekemättä muutoksia.

Asiakkaat

Whooshing Deadlinesiin voi luoda asiakkaita ja tallentaa kullekin asiakkaalle kielipari- ja erikoisalakohtaiset hintatiedot. Lisää asiakkaita napsauttamalla asetusikkunan oikeassa reunassa olevaa Lisää uusi asiakas -painiketta. Näyttöön avautuu uusi ikkuna asiakkaan tietojen syöttämistä varten. Kaikki kentät ovat vapaaehtoisia, joten voit itse valita, missä laajuudessa tallennat tietoja. Voit muuttaa aiemmin syöttämiäsi tietoja milloin tahansa Muokkaa asiakasta -painikkeella ja poistaa kaikki asiakkaan tiedot nimeä myöten Poista  asiakas -painikkeella. Nuoli ylöspäin– ja nuoli alaspäin -painikkeilla voit järjestellä asiakasluetteloasi: valitse jokin asiakas napsauttamalla sen nimeä ja siirrä sitä nuolipainikkeilla ylös- tai alaspäin luettelossa.

Anna asiakkaalle vapaavalintainen nimi tietojen syöttöikkunassa. Voit valita laskutuksessa käytettävän valuuttayksikön parinkymmenen yleisimmän valuutan joukosta ja tallentaa asiakaskohtaisen minimihinnan. Aikavyöhykevalinta helpottaa etenkin eri maanosissa toimiville asiakkaille tehtävien töiden hallintaa ja aikataulutusta, sillä jos asiakkaalle valitaan jokin muu kuin oletuksena oleva, tietokoneen kellon mukainen aikavyöhyke, työn tiedoissa näytetään palautusaika eli deadline sekä omalla aikavyöhykkeelläsi että asiakkaan aikavyöhykkeellä.

Kun napsautat Uusi hinta -painiketta (keskimmäinen kuva), pääset syöttämään asiakaskohtaiset hintatiedot. Näkyviin tulevat kieliparien ja erikoisalojen riippuvalikot. Huomaa, että voit syöttää hintoja vain, jos olet aiemmin tallentanut asetusikkunassa kielipareja ja/tai erikoisaloja!  Valitsemalla jommankumman tai molemmat riippuvalikoiden vasemmalla puolella olevista valintaruuduista voit määrittää hintoja kielipareille ja erikoisaloille sekä niiden yhdistelmille. Voit käyttää mitä tahansa hinnoitteluyksiköitä eli täyttää hintatietoruutuja tai jättää niitä tyhjäksi mielesi mukaan. Oheisessa esimerkissä asiakkaalle on syötetty hinta kieliparissa en–fi sivuina, sanoina ja tunteina.

Kun olet syöttänyt haluamasi tiedot, napsauta Tallenna-painiketta. Voit jatkaa hintatietojen syöttämistä asiakastietoikkunassa valitsemalla Uusi hinta, muokata aiemmin syöttämiäsi tietoja valitsemalla Muokkaa hintaa sekä poistaa hintatietoja valitsemalla Poista hinta. Kun olet tehnyt kaikki haluamasi muutokset, poistu asiakastietoikkunasta napsauttamalla Valmis-painiketta. Muista tallentaa kaikki asetuksiin tekemäsi muutokset lopuksi asetusikkunan alalaidassa olevalla Tallenna-painikkeella tai sivuuttaa ne Peruuta-painikkeella.

Vinkki!

Jos olet sopinut esimerkiksi käännöstoimistoasiakkaasi kanssa perushinnoista poikkeavasta hinnoittelusta joillakin erikoisaloilla tai joillekin loppuasiakkaille, tallenna ensin käännöstoimistoasiakkaan perustiedot asiakastietojen syöttöikkunassa sekä tarvittavat erikoisalat/loppuasiakkaat asetusikkunan Erikoisalat-kohdassa. (Loppuasiakas = ”erikoisala”!) Palaa sitten asiakkaan tietoihin valitsemalla asiakas asetusikkunassa ja napsauttamalla Muokkaa asiakasta -painiketta. Valitse asiakastietojen syöttöikkunassa sitten Uusi hinta -painike ja sen jälkeen Kielipari- ja Erikoisala/aihe-kohtien valintaruudut vasemmassa laidassa. Näkyviin tulevat riippuvalikot, joista voit valita haluamasi kieliparin ja erikoisalan/loppuasiakkaan sekä syöttää kyseiselle yhdistelmälle omat hintatietonsa. Kun valitset työtä luodessasi vastaavan asiakkaan, kieliparin ja erikoisalan, työssä käytetään automaattisesti tässä määriteltyä erikoishinnoittelua.

Erikoisalat ja -aiheet

Erikoisalojen tarkoituksena on auttaa seuraamaan sitä, miten työsi jakautuvat aihealueittain. Määrittämällä töiden erikoisalat johdonmukaisesti saat esimerkiksi helposti koottua tiedon käännösmääristäsi tarjouskilpailuja, apurahahakemuksia ja työsi markkinointia varten (lisätietoja on Raportit-ohjeessa ja vinkeissä alla).

Erikoisalojen lisääminen ja nimeäminen tapahtuu Whooshing Deadlinesissa vastaavasti kuin kieliparienkin. Napsauta Lisää uusi erikoisala -painiketta asetusikkunan oikeassa laidassa keskellä, niin näkymä muuttuu oikeanpuoleisen kuvan mukaiseksi. Anna erikoisalalle haluamasi nimi. Voit määrittää sille halutessasi myös vaikeustason eli aikakertoimen (0,1–3,0), jos työskentelynopeutesi kyseisen erikoisalan parissa poikkeaa tavanomaisesta suuntaan tai toiseen. Tavallista helpommille eli nopeammin eteneville erikoisalojen teksteille valitaan aikakertoimeksi ykköstä pienempi luku ja hitaammin eteneville sitä suurempi luku. Aikakerroin otetaan huomioon käännökseen tarvittavan ajan laskennassa, eli työhön kuluva aika pitenee valitun kertoimen verran. Whooshing Deadlinesille tyypilliseen joustavaan tapaan myös aikakerrointa voi muuttaa milloin tahansa työtä syötettäessä tai muokkaamalla työn tietoja kesken työskentelyn.

Tallenna erikoisala Valmis-painikkeella tai palaa asetuksiin tallentamatta Peruuta-painikkeella. Muista lopuksi tallentaa kaikki asetuksiin tekemäsi muutokset asetusikkunan alareunan Tallenna-painikkeella.

Vinkki!

Jos teet Suomen Kääntäjien ja Tulkkien Liitto ry:n Kopiosto-apurahojen hakemiseen oikeuttavia käännöksiä, voit luoda pitää niistä kirjaa erikoisalojen avulla. Luo yksi tai vaikka useita Kopiosto-alkuisia erikoisaloja haluamallasi tarkkuudella (Kopiosto-käyttöohje, Kopiosto-lehtiartikkeli jne.) ja valitse sopiva Kopiosto-erikoisala aina työn tietoja syöttäessäsi, niin saat muutamalla napsautuksella esiin taulukkomuotoisen raportin kaikista määrittämälläsi aikavälillä tekemistäsi Kopiosto-töistä ja niiden laajuudesta.

Vinkki!

Voit hyödyntää erikoisaloja aihe- tai asiakaskohtaiseen erikoishinnoitteluun. Jos olet sopinut jonkin asiakkaan kanssa tietyn aihealueen tai tietyn loppuasiakkaan teksteistä perushintaa korkeamman tai matalamman hinnan, luo vastaava erikoisala ja määritä sille muusta hinnoittelusta poikkeva hinta asiakkaan tiedoissa.

Kieliparit

Asetusikkunassa oikealla ylhäällä voit luoda haluamasi määrän kielipareja ja nimetä ne vapaasti – esimerkiksi lyhenteillä, kuten en–fi, tai millä tahansa muilla merkkijonoilla. Napsauta Lisää uusi kielipari, niin näyttöön avautuu alimman kuvan mukainen näkymä, jossa voit antaa kieliparille haluamasi nimen ja määrittää normaalin työskentelynopeutesi kyseisessä kieliparissa. Voit määrittää työskentelynopeutesi vaikka kaikkina tarjolla olevina laskutusyksikköinä tai vain yhtenä yksikkönä. (Minuuteilla tarkoitetaan av-kääntämisen ohjelmaminuutteja. Tunti-yksikkö puuttuu tästä kohdasta, koska, no, tunti kestää aina tunnin!)

Kun olet syöttänyt haluamasi kieliparitiedot, tallenna ne Valmis-painiketta napsauttamalla, niin näkymä palaa ylintä kuvaa vastaavaksi. Tämän jälkeen voit lisätä muita kielipareja, muokata aiemmin tallennettuja kielipareja tai jatkaa muiden asetusten tekemistä. Poistu asetusikkunasta asetusten muokkaamisen jälkeen aina napsauttamalla sen alalaidassa olevaa Tallenna-painiketta tai sivuuta muutokset Peruuta-painikkeella.

Jos haluat muuttaa jonkin luomasi kieliparin tietoja tai poistaa kieliparin, valitse kielipari luettelosta ja napsauta vastaavaa painiketta ikkunan oikeassa laidassa. Painikkeiden alapuolella oleville nuolilla voit siirtää valittuna olevaa kieliparia luettelossa ylös- tai alaspäin pykälä kerrallaan. Vahvista kaikki muutokset poistumalla asetusikkunasta Tallenna-painikkeella.

Huomaa, että päivällä tarkoitetaan työskentelynopeuden yhteydessä sitä tuntimäärää, joka on Whooshing Deadlinesin asetuksiin syöttämäsi työpäivän pituus. Jos työpäiväsi pituus on esimerkiksi kuusi tuntia ja käännät englannista suomeen keskimäärin 400 sanaa tunnissa, syötä silloin Työskentelynopeus-kohtaan 6 * 400 = 2 400 sanaa. Työskentelynopeus on pakollinen perustieto, sillä ilman sitä sovellus ei osaa laskea, kauanko tarvitset aikaa tietyn työn tekemiseen. Jos et määritä työskentelynopeutta kielipariasetuksissa, sinun on syötettävä vastaava tieto aina työn luomisen yhteydessä. Jos olet epävarma työskentelynopeudestasi, määritä se asetuksiin parhaan arvauksesi mukaan ja kartoita todellinen työskentelynopeutesi työaikalaskurin avulla.

Vinkki!

Voit luoda oikoluku-, kielentarkistus- tai kirjoitustöille oman ”kieliparinsa” ja määrittää niille oman tuntikohtaisen työskentelynopeutensa. Tällöin näet helposti töiden aika-arvion ja voit luoda niille yksikköhinnat asiakastiedoissa.

Asetusikkunan toiminnot

Tässä ohjeessa käsitellään Asetukset-ikkunan vasemmassa puoliskossa tehtäviä yleisiä asetuksia, jotka vaikuttavat koko sovelluksen toimintaan. Kielipareja, erikoisaloja ja asiakkaita koskevien tietojen syöttämisestä ja hallinnasta kerrotaan erillisohjeissa.

1. Valitse työviikkosi oletuspituus yksinkertaisesti lisäämällä valintamerkkejä viikonpäivien eteen tai poistamalla niitä. Sovellus ehdottaa työviikon pituudeksi perinteistä maanantaista perjantaihin -ratkaisua, mutta voit valita myös mitä tahansa muita viikonpäiviä. Määritä työpäiväsi pituus puolen tunnin tarkkuudella.

Whooshing Deadlines jaksottaa työt käytettävissä olevalle ajanjaksolle töiden laajuuden ja työskentelynopeuden perusteella. Työviikon pituuden voi valita vapaasti nollan työtunnin ja 7 * 24 työtunnin väliltä, ja sekä työpäivien määrää että työpäivien pituutta voi muokata myös ”lennosta” helposti lukujärjestysnäkymän kautta. Asetuksissa kannattaa kuitenkin syöttää realistiset oletusarvot työpäivien määrälle ja pituudelle sekä työskentelynopeudelle (ks. Kieliparit). Töiden aikatauluttamisen kannalta käytännöllisintä lienee määrittää työpäivän pituudeksi se aika, joka sinulla on päivittäin yleensä käytettävissä laskutettavan työn tekemiseen, ilman ”paperitöihin”, markkinointiin tai vastaaviin tehtäviin kuluvaa aikaa (tästä aiheesta lisää usein kysytyissä kysymyksissä). Työviikon ja -päivän pituuden näppärästä muuttamisesta muuten kuin Asetukset-ikkunan kautta kerrotaan Poissaolot-ohjeessa.

2. Valitse seuraavaksi oletuslaskutusperuste eli se ”mittayksikkö”, jossa useimmin laskutat työsi tai hahmotat työmääräsi. Kun luot sovellukseen uuden työn, tässä valittu laskutusperuste tulee automaattisesti tarjolle työn tietoihin, mutta voit vaihtaa sen tilalle aina myös minkä tahansa muun käytettävissä olevista laskutusperusteista. Ne ovat sivu, sana, rivi, tunti ja minuutti (ohjelmatekstityksiä ja muita vastaavia töitä varten). Tunti-yksikön ansiosta Whooshing Deadlinesia voi mainiosti käyttää myös esimerkiksi tulkkaustöiden ja muiden tuntipohjaisten töiden hallintaan.

3. Sovelluksen kieli -riippuvalikosta voit valita, käytätkö Whooshing Deadlinesia suomeksi vai englanniksi. ”Oletuskieli” tarkoittaa tietokoneen käyttöjärjestelmän mukaista kielivalintaa (suomi = suomi, muut kielet = englanti).

4. Ilmainen kokeiluversio on toimii aina offline-tilassa ja lisäksi koekäyttö– eli trial-tilassa. Kun olet ostanut sovelluksen omaksesi, voit napsauttaa Syötä aktivointikoodi -painiketta, syöttää tai kopioida avautuneeseen ikkunaan meiltä saamasi 20-merkkisen koodin ja jatkaa sovelluksen käyttöä online- tai offline-tilassa mielesi mukaan.

Jos käynnistät sovelluksen 30 päivän koekäyttöajan umpeuduttua, näyttöön avautuu ikkuna, jossa ilmoitetaan maksuttoman kokeilujakson päättymisestä. Samaan ikkunaan voit syöttää aktivointikoodin, kun olet ostanut Whooshing Deadlinesin, jos et poista sovelluksen asennusta koneeltasi sitä ennen.

5. Jos haluat ”siivota” kalenterisi tietyin väliajoin, voit valita haluamasi enintään kahden vuoden mittaisen ajanjakson, jota edeltäneet työt poistuvat automaattisesti sovelluksen käyttämästä tietokannasta. Tilarajoitusten vuoksi poistoa ei tarvitse ohjelmoida, vaan kaikki työt mahtuvat kyllä olemaan tietokannassa. Lisäksi voit halutessasi poistaa kaikki tallentamasi työt kerralla tai palauttaa sovelluksen alkutilaan. Alkutilaan palauttaminen pyyhkii pois myös kaikki tekemäsi asetukset, perustamasi kieliparit ja asiakkaat ja niin edelleen, joten toiminnon suorittamista kannattaa harkita tarkoin. Tiedot tehdyistä töistä kannattaa tallentaa aika ajoin raporttina taulukkomuodossa, jotta niitä voi tarvittaessa tarkastella pitkänkin ajan kuluttua.

6. Harmaan oletusvärin sijaan voit valita Whooshing Deadlinesin teemaväriksi asetusikkunan alalaidasta vihreän, oranssin, kullan, valkoisen tai ruskean. Voit käyttää vaikka eri värejä eri laitteilla tai vaihtaa väriä mielesi mukaan.

7. Luomalla varmuuskopion voit varmistaa tietojesi säilymisen tallessa esimerkiksi sovelluksen päivityksen tai tietokoneen vaihtamisen yhteydessä. Jos käytät Whooshing Deadlinesia offline-tilassa, tietojen varmuuskopiointi silloin tällöin ja tallentaminen jollekin ulkoiselle välineelle tai ulkoiseen palveluun on fiksua – muiden tärkeiden tietojen tapaan. Varmuuskopiointi onnistuu helposti napsauttamalla Luo varmuuskopio -painiketta ja valitsemalla tiedoston tallennuspaikka. Vastaavasti saat tuotua varmuuskopion tiedot esimerkiksi uudelle tietokoneelle Avaa varmuuskopio -painikkeella.

Jos käytät rekisteröityä sovellusta online-tilassa, paikalliset tiedot synkronoidaan automaattisesti tietokantaan eli pilvipalveluun. Siellä ne pysyvät tallessa ja varmuuskopioidaan automaattisesti, mutta mikään ei estä sinua varmistamasta tietojesi tallessa pysymistä esimerkiksi päivitysten ja laitemuutosten yhteydessä ottamalla varmuuskopioita myös itse.

8. Muista ottaa uudet asetukset tai tekemäsi muutokset käyttöön Tallenna-painikkeella tai jättää ne huomiotta Peruuta-painikkeella. Jos asetuksiin on tehty muutoksia, Tallenna-painike on korostettu, jotta sitä olisi helppo muistaa napsauttaa.

Aloitusnäkymä

Ohjeartikkeleissa kerrotaan Whooshing Deadlinesin toimintaperiaatteesta, toiminnoista ja asetusten tekemisestä sekä annetaan käyttövinkkejä.

Kun olet ladannut Whooshing Deadlinesin lataussivulta ja asentanut sen tietokoneeseesi, näyttöön avautuu alhaalla olevan mukainen näkymä, kun avaat sovelluksen ensimmäisen kerran. Esimerkistä poiketen sovellus on silloin koekäyttötilassa, ja sen voi aktivoida ostamalla Whooshing Deadlinesin verkkokaupastamme ja syöttämällä Asetukset-ikkunassa lisenssikoodin.

Aloita Whooshing Deadlinesin käyttö lukemalla pikaohje, joka avautuu lukujärjestysnäkymän oikeassa yläkulmassa olevasta Ohje-painikkeesta. Kaikkiin Whooshing Deadlinesin painikkeisiin sekä useimpiin toiminto- ja syöttökenttiin liittyy lisäksi työkaluvihjeitä, jotka saat näkyviin pysäyttämällä hiiren osoittimen kyseisen elementin kohdalle. Sovellus siis opastaa käyttäjäänsä vaivihkaa kaikissa käytön vaiheissa.

Whooshing Deadlinesin suunnittelussa on pyritty helppokäyttöisyyteen ja intuitiivisuuteen, joten ainoat aloitusnäkymän elementit, jotka eivät kenties aukea ensinäkemältä, ovat viikonpäiväruudukko kellonajan oikealla puolella ja keltaiset hahmot kunkin päivän kohdalla. Molemmat liittyvät käytettävissä olevan työajan muuttamiseen perusasetuksiin nähden: viikonpäiväruudukon avulla voi näppärästi lisätä tai poistaa työpäiviä näkyvissä olevalla viikolla, ja keltaista hahmoa napsauttamalla pääsee syöttämään kertaluonteisia ja toistuvia tunti- ja päiväkohtaisia poissaoloja. Lisätietoja näistä ominaisuuksista on ohjeissa Asetusikkunan toiminnot ja Poissaolot.

Jotta voit aloittaa Whooshing Deadlinesin käytön, napsauta Ohjeen lukemisen jälkeen Asetukset-painiketta näytön oikeassa yläkulmassa ja siirry lukemaan Asetusikkunan toiminnot -ohjetta.